🗂️ סביבת העבודה

🗂️ מדריך ארגון סביבת העבודה - למשתמשי קצה

🎯 למה חשוב לארגן את השיחות?

כמשפטן, אתה מנהל הרבה תיקים ולקוחות שונים. אחרי תקופה, יש לך עשרות או מאות שיחות עם המערכת. בלי ארגון טוב, מציאת שיחה ספציפית הופכת למשימה קשה ומבזבזת זמן יקר.

המערכת נותנת לך שתי דרכים עיקריות לארגן:

1. תיקיות (Folders) - כמו תיקיות פיזיות במשרד
2. תגיות (Tags) - כמו מדבקות צבעוניות למיון מהיר

---

📁 ארגון עם תיקיות (Folders)

מה זה תיקיות?

תיקיות הן כמו מגירות דיגיטליות שבהן אתה יכול לקבץ שיחות קשורות. כל תיקייה יכולה להכיל כמה שיחות שעוסקות באותו נושא או לקוח.

איך ליצור תיקייה חדשה:

שלב 1: מציאת אזור התיקיות

1. היכנס לממשק הראשי של המערכת
2. חפש את רשימת השיחות (בדרך כלל בצד שמאל)
3. חפש כפתור "יצירת תיקייה" או "New Folder" (בדרך כלל כפתור עם סמל תיקייה 📁)

שלב 2: יצירת התיקייה

1. לחץ על "יצירת תיקייה חדשה"
2. כתוב שם מתאר לתיקייה (דוגמאות למטה)
3. לחץ "שמירה" או "יצירה"

איך להעביר שיחות לתיקיות:

דרך 1: גרירה ושחרור (Drag & Drop)

1. מצא את השיחה שברצונך להעביר
2. לחץ והחזק על השיחה עם העכבר
3. גרור אותה על התיקייה הרצויה
4. שחרר - השיחה תועבר אוטומטית

דרך 2: תפריט הקשר (Context Menu)

1. לחץ לחצן ימני על השיחה
2. בחר "העבר לתיקייה" או "Move to Folder"
3. בחר את התיקייה הרצויה מהרשימה

---

🏷️ ארגון עם תגיות (Tags)

מה זה תגיות?

תגיות הן מילות מפתח שאתה מדביק לשיחות. שיחה אחת יכולה לקבל כמה תגיות, וזה עוזר למצוא אותה במהירות מאוחר יותר.

איך להוסיף תגיות לשיחה:

שלב 1: פתיחת תפריט השיחה

1. מצא את השיחה שברצונך לתייג ברשימת השיחות
2. לחץ על שלוש הנקודות (...) שמופיעות ליד שם השיחה
3. ייפתח תפריט עם אפשרויות שונות

שלב 2: הוספת תגיות

1. בחר "שיתוף" מהתפריט הנפתח
2. או בחר "ארכיון" לארגון בסיסי
3. הכנס תגיות במקום המתאים
4. לחץ "שמירה"

איך לחפש לפי תגיות:

1. היכנס לאזור החיפוש (בדרך כלל בחלק העליון)
2. כתוב שם התגית שאתה מחפש
3. המערכת תציג את כל השיחות עם התגית הזו

💼 דוגמאות מעשיות לשימוש בתפריט

תרחיש 1: ארגון תיק דחוף

1. צור שיחה על תיק דחוף
2. לחץ על ... ליד השיחה
3. בחר "שינוי שם" ושנה ל"דחוף - תיק משפחת כהן"
4. בחר "Pin" כדי שהתיק יישאר בראש הרשימה

תרחיש 2: יצירת תבנית לבדיקת חוזים

1. צור שיחה מושלמת לבדיקת חוזה עבודה
2. לחץ על ... ליד השיחה
3. בחר "שיכפול"
4. שנה שם ל"תבנית - בדיקת חוזה עבודה"
5. השתמש בתבנית לחוזים עתידיים

תרחיש 3: גיבוי עבודה חשובה

1. סיים עבודה על תיק חשוב
2. לחץ על ... ליד השיחה
3. בחר "הורדה" ושמור כ-PDF
4. בחר "ארכיון" להסרה מהתצוגה הפעילה

---

🔍 איך לחפש ולמצוא שיחות

🗂️ דוגמאות לתיקיות:

לפי לקוחות:

• תיקייה: "חברת טכנולוגיה ABC"
• תיקייה: "משפחת כהן - גירושין"
• תיקייה: "עיזבון המנוח לוי"

לפי סוג תיק:

• תיקייה: "תיקי נדל״ן"
• תיקייה: "הסכמי עבודה"
• תיקייה: "תביעות ביטוח"

לפי שלב בתהליך:

• תיקייה: "תיקים חדשים"
• תיקייה: "בטיפול אקטיבי"
• תיקייה: "תיקים סגורים"

לפי דחיפות:

• תיקייה: "דחוף - עד סוף השבוע"
• תיקייה: "לטיפול השבוע"
• תיקייה: "לא דחוף"

🏷️ דוגמאות לתגיות:

תגיות לפי סוג עבודה:

• #חוזה - כל שיחה שעוסקת בחוזים
• #פסק_דין - ניתוח או סיכום פסקי דין
• #מחקר - שיחות מחקר משפטי
• #מכתב - כתיבת מכתבים

תגיות לפי תחום משפטי:

• #נדלן - כל הקשור לנדל״ן
• #עבודה - דיני עבודה
• #משפחה - דיני משפחה
• #חברות - דיני חברות

תגיות לפי סטטוס:

• #דחוף - משימות דחופות
• #בעיה - שיחות עם בעיות שצריך לחזור אליהן
• #מושלם - שיחות שהסתיימו בהצלחה

תגיות לפי שלב:

• #טיוטה - מסמכים בשלב טיוטה
• #לבדיקה - מסמכים שצריך לבדוק
• #סופי - מסמכים מוכנים

---

🎯 דוגמה מפורטת: ארגון תיק לקוח

תרחיש: אתה מטפל בתיק נדל״ן מורכב של חברת ABC

שלב 1: יצירת התיקייה

צור תיקייה: "חברת ABC - רכישת משרדים"

שלב 2: העברת שיחות לתיקייה

העבר לתיקייה את כל השיחות הקשורות:

• שיחה על בדיקת החוזה הראשונית
• שיחה על ניתוח הסכם קדם-מכירה
• שיחה על הכנת מכתב לבנק
• שיחה על בדיקת רישיונות בנייה

שלב 3: הוספת תגיות לכל שיחה

שיחה 1: בדיקת החוזה הראשונית

• תגיות: #חברת_ABC #נדלן #חוזה #בדיקה_ראשונית

שיחה 2: ניתוח הסכם קדם-מכירה

• תגיות: #חברת_ABC #נדלן #הסכם #ניתוח

שיחה 3: הכנת מכתב לבנק

• תגיות: #חברת_ABC #מכתב #בנק #משכנתא

שלב 4: תוצאה

עכשיו אתה יכול:

• למצוא את כל השיחות על חברת ABC בתיקייה אחת
• לחפש #חוזה ולמצוא את כל שיחות החוזים
• לחפש #דחוף ולמצוא משימות דחופות מכל התיקים

---

🔍 איך לחפש ולמצוא שיחות

חיפוש בתיקיות:

1. לחץ על התיקייה הרצויה
2. כל השיחות בתיקייה יוצגו
3. אתה יכול לחפש בתוך התיקייה בנוסף

חיפוש לפי תגיות:

1. כתוב בחיפוש: #שם_התגית
2. דוגמה: #דחוף או #נדלן
3. המערכת תציג את כל השיחות עם התגית

חיפוש מעורב:

אתה יכול לחפש גם לפי:

• תוכן השיחה
• תאריכים
• שילוב של תגיות (#נדלן #דחוף)

---

💡 טיפים לארגון יעיל

✅ עקרונות לארגון טוב:

1. עקביות בשמות:

• השתמש באותה שיטת שמות לתיקיות דומות
• דוגמה: "לקוח - נושא" או "תחום - סוג תיק"

2. תגיות קצרות וברורות:

• #דחוף ולא #משימה_דחופה_מאוד
• #חוזה ולא #בדיקת_חוזה_ועריכה

3. מערכת הירכיה:

• תיקיות ראשיות: לקוחות או תחומים
• תת-תיקיות: סוגי משימות
• תגיות: פרטים ספציפיים

4. תחזוקה שוטפת:

• ארגן שיחות חדשות מיד אחרי יצירתן
• נקה תיקיות וותגיות לא רלוונטיות מדי פעם

❌ ממה להימנע:

1. יותר מדי תיקיות:

• לא לייצר תיקייה לכל שיחה בודדת
• מקסימום 10-15 תיקיות פעילות

2. תגיות מבלבלות:

• לא להשתמש בתגיות דומות (#חוזה ו-#חוזים)
• לא להשתמש ברווחים בתגיות

3. ארגון מאוחר מדי:

• לא לחכות שיהיו לך 100 שיחות לפני שתתחיל לארגן

---

🔧 פתרון בעיות נפוצות

הבעיה: לא מוצא תיקייה שיצרתי הפתרון: בדוק שהיא לא התמוטטה בתפריט - לחץ על החץ ליד התיקיות

הבעיה: תגית לא עובדת בחיפוש הפתרון: וודא שאתה משתמש ב-# לפני שם התגית

הבעיה: שיחה נעלמה אחרי העברה לתיקייה הפתרון: בדוק בתוך התיקייה - השיחה כנראה עברה בהצלחה

הבעיה: יותר מדי תגיות ואני מתבלבל הפתרון: מחק תגיות לא בשימוש ותקבע רשימה קבועה של תגיות עיקריות

---

📋 רשימת ביקורת לארגון מושלם

כשאתה יוצר תיקייה חדשה:

•  השם ברור ומתאר את התוכן
•  השם עקבי עם תיקיות אחרות
•  התיקייה לא כפולה לתיקייה קיימת

כשאתה מוסיף תגיות:

•  התגיות קצרות ובהירות
•  התגיות לא חוזרות על עצמן
•  יש לוגיקה אחידה בתגיות

בדיקה שבועית:

•  השיחות החדשות מאורגנות
•  אין תיקיות ריקות מיותרות
•  התגיות עדיין רלוונטיות

🌟 סיכום

ארגון טוב של השיחות חוסך המון זמן ומגביר את היעילות שלך:

תיקיות - טובות ל:

• קיבוץ שיחות לפי לקוח או פרויקט
• מבנה היררכי ברור
• ארגון לטווח ארוך

תגיות - טובות ל:

• חיפוש מהיר
• מיון לפי נושא או דחיפות
• גמישות בארגון

זכור: ההשקעה בארגון טוב בהתחלה חוסכת שעות של חיפוש מאוחר יותר!ג